Księgowość stowarzyszeń i fundacji – redukcja kosztów

W środowisku organizacji pozarządowych, często myśląc o kosztach obsługi księgowej nie wyodrębniamy kosztów księgowych, kosztów kadrowych i płacowych oraz kosztów rozliczania projektów.  Na każdy z tych zakresów usług składają się konkretne czynności, które podlegają odrębnej wycenie. Liderzy NGO nie zwracają uwagi na poszczególne elementy i ich koszty. Często przepłacają za obsługę księgową organizacji. Księgowi, ale także niektóre biura rachunkowe często zawyżają koszty obsługi NGO. Znając specyfikę organizacji oferują dużą elastyczność cenową, której końcowym wynikiem są zawyżone koszty w skali dłuższego czasu.  Oferują niskie koszty obsługi stałej w zamian za dodatkowe środki za każdy realizowany projekt.  Z punktu widzenia organizacji jest to sytuacja wygodna, bo pozwala zminimalizować administracyjne koszty własne. Jednak z punktu widzenia racjonalności wydatków koszty te najczęściej są 20%-60% wyższe niż koszty obliczane zgodnie z ogólnie przyjętymi na rynku usług księgowych zasadami.

Nasza firma stara się oferować fundacjom i stowarzyszeniom profesjonalne dedykowane NGO usługi księgowe oraz elastyczne formy rozliczeń z zachowaniem ogólnych zasad i konkurencyjnych cen.

Na koszty obsługi  składają następujące grupy kosztów obliczane według odrębnych zasad:

Koszty obsługi księgowej, której szczegóły opisaliśmy na  http://frux.co/dla-ngo/ obliczane są według ilości dokumentów księgowych. Każdy dokument liczony jest jako jedna sztuka bez względu na ilość księgowań, które z niego wynikają np. ilości projektów w których jest rozliczany. W inny sposób liczone są wyciągi bankowe. Każda pozycja liczona jest jak osobny dokument. Biura rachunkowe stosują stawki minimalne do pewnej liczby dokumentów w skali miesiąca oraz dodatkową stawkę za przekroczenie progu. Koszty te to  zasadnicza część kosztów obsługi finansowej organizacji.

Koszty obsługi płacowej i kadrowej również opisane na http://frux.co/dla-ngo/ obliczane są od osoby osobno dla płac i kadr. Każda osoba zatrudniana na umowę o pracę generuje jednostkę kosztu zarówno obsługi płacowej, jak i kadrowej. Umowy o dzieło i zlecenie generują jedynie jednostkę kosztu płac. W przypadku umów zleceń z nowymi pracownikami dodatkowym kosztem jest zgłoszenie do ZUS zazwyczaj liczone jak jednostka kosztu kadr.  Np. w danym miesiącu  zatrudniając 3 pracowników na etacie, zawiązując 3 umowy o dzieło, zawiązując 2 umowy zlecenie z nowymi  osobami i 1 po raz kolejny, koszt płac będzie wyglądał następująco 3+3+2+1=9 a koszt kadr następująco 3+0+2+0=5. Koszty te nie stanowią zazwyczaj więcej niż 10%-40% ogółu kosztów.

Koszty obsługi projektowej, szczegóły na  http://frux.co/dla-ngo/ uzależnione są od kilku czynników: poziomu wsparcia (pełna obsługa finansów projektu od budżetowania projektu do rozliczenia, dekretowanie kosztów i przygotowanie rozliczenia, przygotowanie rozliczenia na postawie dostarczanych zadekretowanych dokumentów) źródła finansowania i zasad rozliczania, a także częstotliwości sprawozdań i ilości dokumentów. Większość organizacji sama rozlicza projekty, jednocześnie płacąc dodatkowe środki niewynikające z dwóch poprzednich grup kosztów.

Jeżeli chcecie sprawdzić ile rzeczywiście powinna kosztować obsługa księgowa waszej organizacji -prosimy o kontakt. Warto obniżać koszty zyskując profesjonalne dedykowane usługi i elastyczną formę pokrycia tych kosztów.

Zespół Frux sp. z o.o.

Sprawozdanie finansowe

Przypominamy o obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego.

Podmioty, których rok obrotowy kończy się w grudniu powinny sporządzić  oraz przedstawić sprawozdanie finansowe właściwym organom do końca marca 2012 roku.

Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane i opatrzone datą podpisu przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki (art. 52 ust. 2 UoR). Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to podpisy powinni złożyć wszyscy członkowie.

 

Zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego mogą odmówić podpisania sprawozdania. Artykuł 52 ust. 2 UoR  dopuszcza możliwość odmowy podpisania sprawozdania finansowego ale powinno być dołączone pisemne  uzasadnienie.

Sprawozdanie finansowe  powinno być podpisane przez osoby, które pełnią funkcję na dzień sporządzenia sprawozdania. Ma to znaczenie w przypadku, gdy w ciągu roku następowały zmiany osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg, lub osób odpowiedzialnych za kierowanie jednostką.

Wszystkie części sprawozdania finansowego powinny być podpisane własnoręcznie przez zobowiązane osoby:

•  wprowadzeniu do sprawozdania finansowego,

•  bilans,

•  rachunek zysków i strat,

•  dodatkowe informacje i objaśnienia,

•  rachunek przepływów pieniężnych (dla podmiotów zobowiązanych),

•  zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym (dla podmiotów zobowiązanych).

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest narzędziem służącym realizacji działalności socjalnej.

Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS, zasady gospodarowania środkami, osoby uprawnione do korzystania oraz obowiązki pracodawców określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4.03.1994 r.

 

KTO?

 

ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust 1).

Pracodawcy ci mogą również odstąpić od tworzenia Funduszu (z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych- w tym przypadku nie ma limitu etatów). Postanowienie o nietworzeniu ZFŚS w tym przypadku powinno być zawarte (art.4):

  • w układzie zbiorowym pracy w przypadku pracowników objętych zbiorowym układem pracy,
  • w regulaminie wynagradzania w przypadku pracowników nie objętych zakładowym układem pracy (postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem) (obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania dla pracodawców zatrudniających ponad 20 pracowników wynika z art. 772 § 1. KP).

Pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie muszą (ale mogą) tworzyć fundusz. Mogą nie wypłacać świadczeń urlopowych, ale powinni przekazać stosowną informację pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy(art.3 ust. 3).

 

 

 

JAK?

Pracodawca powinien uzależnić przyznawanie świadczeń ze środków funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danego pracownika, przy czym warunki korzystania z tych świadczeń powinny zostać określone w stosownym regulaminie (art. 8 ustawy).

Regulamin ten powinien określać, którzy pracownicy są uprawnieni do otrzymania poszczególnych świadczeń, a także jakie są kryteria ich przyznawania.

Pracodawcy, którzy utworzyli ZFŚS powinni ustalić jego regulamin, w porozumieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów albo organizacjami związkowymi.

Należy otworzyć odrębny rachunek bankowy i na nim gromadzić środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) (art. 12 ust. 1).

Na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych ustala się wysokość corocznych środków przeznaczonych na realizację założeń regulaminu ZFŚS i dokonuje się odpis.
W 2012 roku nie zmieni się wysokość odpisów na ZFŚS w stosunku do roku poprzedniego (np. odpis podstawowy na 1 zatrudnionego w warunkach normalnych wynosi 1093,93 zł.)

W 2012 r. pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 31 maja 2012 r. kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych a  resztę w terminie do 30 września 2012 r resztę.

Podstawę naliczania odpisu podstawowego stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (§ 1 Rozp. Min Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych… )

 

ZFŚS może być przeznaczony na pokrycie tylko wydatków na działalność socjalną, czyli według zmiany wprowadzonej z dniem 1 stycznia 2012 usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Ze środków ZFŚS mogą być finansowane tylko wyżej wymienione rodzaje działalności socjalnej. Inne wydatkibędą wydatkami sprzecznymi z ustawą (niezależnie od tego, czy zgodę na niego wyrazili pracownicy, organizacje związkowe). Szczegółowy katalog wydatków powinien zostać określony w regulaminie ZFŚS.

 

Zmiana godzin pracy biura FRUX

Uprzejmie informujemy, że zmieniliśmy godziny pracy biura FRUX. Od marca 2012 jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach 9,00 – 17,00.

Zdecydowaliśmy się na tą zmianę, gdyż cześć klientów (stowarzyszeń,  fundacji oraz przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą) prosiło,  by dostosować godziny pracy biura rachunkowego do czasu pracy obowiązującego w ich jednostkach.