Konkursy i nagrody – jak prowadzić pełną księgowość, jak dokonać rozliczeń podatkowych w fundacji, stowarzyszeniu

Czasami fundacja, stowarzyszenie organizuje konkurs, spółka. Organizacji, która przygotowuje konkurs często zależy na tym, by po stronie osoby nagrodzonej nie generować kosztów i o taką pomoc proszą księgową lub swoje biuro rachunkowe.  Należy zastanowić się jak będą wyglądały rozliczenia podatkowe u organizatora konkursu oraz jak zorganizować obsługę kadrowo płacową.

W skrócie:

  • Regulamin konkursu
  • Nagrody powyżej 760 PLN – niestety będą po stronie zwycięzców opodatkowane (dotyczy tylko rowerów; aparaty są zwolnione z opodatkowania, brak obowiązków płatnika po stronie organizatora);
  • Problem spoczywa na organizatorach konkursu, ponieważ są płatnikami podatku oraz składają deklarację PIT-8AR.
  • Po konkursie to wizerunkowo lepiej pokryć samemu ten podatek.

Nie ma przepisów, z których wynika, jak powinien przebiegać proces ogłoszenia konkursu przz NGO’s , ogłoszenia wygranych oraz co powinien zawierać regulamin konkursu. Jakkolwiek regulamin konkursu dla bezpieczeństwa i dla celów własnej ochrony przed ewentualnymi sporami powinien być sporządzony (zwracają na to uwagę również sądy w sowich orzeczeniach) W zależności od tego, jakim celom taki konkurs ma służyć, różnie też może wyglądać jego organizacja. Fundacja, stowarzyszenie organizując konkurs, powinno określić:

  • kto jest jego organizatorem,
  • w jakim celu będzie przeprowadzony,
  • w jakim okresie,
  • kto może być jego uczestnikiem,
  • na czym polega konkurs i kto może zostać jego laureatem,
  • jakie są nagrody,

 

Jeśli chodzi o obsługę księgową konkursu i skutki podatkowe, to przychody z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych (z wyłączeniem wygranych z niektórych gier i zakładów wzajemnych) oraz z tytułu nagród związanych ze sprzedażą premiową opodatkowane są podatkiem dochodowym od osób fizycznych w formie ryczałtu w wysokości 10% wygranej lub nagrody. Podatnik-laureat nie pomniejsza tych przychodów o koszty ich uzyskania.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia konkursu, ale przyjmuje się, że aby dane przedsięwzięcie mogło zostać uznane za konkurs, musi w nim występować element rywalizacji „aby dane przedsięwzięcie zostało uznane za konkurs wymagane jest: istnienie regulaminu konkursu określającego nazwę, organizatora i uczestników konkursu, nagrody oraz zasady wyboru zwycięzców, ograniczenie liczby zwycięzców (nagrody nie mogą zostać przekazane wszystkim uczestnikom), wyłonienie zwycięzców na drodze wzajemnej rywalizacji, z występującym elementem współzawodnictwa pomiędzy uczestnikami w celu osiągnięcia najlepszego rezultatu (w powszechnym rozumieniu konkurs to postępowanie mające na celu wyłonienie zwycięzcy lub zwycięzców spośród grupy najlepszych uczestników spełniających określone kryteria), wskazanie osób odpowiedzialnych za prawidłowy, zgodny z regulaminem, przebieg akcji (komisja konkursowa, jury), wydanie nagród zwycięzcy/zwycięzcom” – wyr. WSA we Wrocławiu z 7 maja 2015 r. (sygn. akt I SA/Wr 303/15).

Istotnym elementem każdego konkursu jest rywalizacja pomiędzy jego uczestnikami, zaś od strony formalnej – regulamin określający porządek oraz zasady wyłaniania zwycięzców (wyrok WSA w Łodzi z 24 kwietnia 2013 r., I SA/Łd 141/13).

Wykładni pojęcia „gra” należy dokonać przez pryzmat przepisów o grach hazardowych. Zgodnie z art. 2 ust. 1 tej ustawy grami losowymi są gry o wygrane pieniężne lub rzeczowe, których wynik w szczególności zależy od przypadku, a warunki gry określa regulamin. A zatem, gra to czynność o ustalonych zasadach, w której udział bierze zwykle kilka osób (rzadziej jedna), w celach rozrywkowych. Większość gier, choć nie wszystkie, ma charakter konkurencyjny i celem gracza bądź grupy graczy jest pokonanie pozostałych uczestników. Równie ważna jak element współzawodnictwa jest strona formalna całego przedsięwzięcia. Konieczne jest bowiem sporządzenie regulaminu, w którym określona zostanie nazwa gry lub konkursu, organizator, uczestnicy, nagrody oraz sposób wyłonienia zwycięzców – interpretacja Dyrektora IS w Katowicach z 5 sierpnia 2010 r. (IBPBII/1/415-516/10/BD).

Ustawowa definicja zakładów wzajemnych zawarta została w art. 2 ust. 2 ustawy który stanowi, że zakładami wzajemnymi są zakłady o wygrane pieniężne lub rzeczowe, polegające na odgadywaniu:

  1. a) wyników sportowego współzawodnictwa ludzi lub zwierząt, w których uczestnicy wpłacają stawki, a wysokość wygranej zależy od łącznej kwoty wpłaconych stawek – totalizatory;
  2. b) zaistnienia różnych zdarzeń, w których uczestnicy wpłacają stawki, a wysokość wygranych zależy od umówionego, między przyjmującym zakład a wpłacającym stawkę, stosunku wpłaty do wygranej – bukmacherstwo.

Sprzedaż premiowa to sprzedaż, która jest połączona z wydaniem nagrody, stanowiącej zachętę dla klienta. Ze sprzedażą premiową mamy do czynienia, gdy podmiot dokonujący sprzedaży przekazuje należną (zgodnie z zasadami ustalonymi w regulaminie dostępnym dla klientów) nagrodę każdemu nabywcy spełniającemu określone przez sprzedawcę przesłanki. Nagroda może być przyznana za dokonanie jednorazowego zakupu, jak również za przekroczenie określonego poziomu zakupów w określonym czasie.

Mamy więc jasność co to jest konkurs. Mamy podatek zryczałtowany 10%, ale mamy też zwolnienia dla zwycięzców.

Aby rozstrzygnąć, czy wygrana korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, należałoby precyzyjnie ustalić rodzaj loterii, w której uczestniczył podatnik, oraz status organizatora tej loterii. Pierwszym zwolnieniem, jakie mogłoby mieć zastosowanie w omawianym przypadku, jest zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 6a PIT.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 6 PIT, wolne od podatku dochodowego są wygrane w kasynach gry oraz w grach bingo pieniężne i fantowe urządzanych i prowadzonych przez uprawniony podmiot, na podstawie przepisów o grach hazardowych obowiązujących w państwie członkowskim UE lub w innym państwie należącym do EOG. Od podatku wolne są również – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 6a PIT – wygrane w grach liczbowych, loteriach pieniężnych, grze telebingo, zakładach wzajemnych, loteriach promocyjnych, loteriach audioteksowych i loteriach fantowych, jeżeli jednorazowa wartość tych wygranych nie przekracza 2280 zł, oraz jeżeli powyższe gry, loterie i zakłady urządzane i prowadzone są przez uprawniony podmiot na podstawie przepisów o grach hazardowych, obowiązujących w państwie członkowskim UE lub innym państwie należącym do EOG – jak rozumiem ten konkurs nie będzie miał takiego statusu.

Ponadto, wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 68 PIT jest wartość wygranych w konkursach i grach organizowanych i emitowanych (ogłaszanych) przez środki masowego przekazu (prasa, radio i telewizja) oraz w konkursach z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa i sportu, a także nagród związanych ze sprzedażą premiową w ramach określonego przez ustawodawcę limitu.

Brzmienie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 68 PIT, nie wskazuje wprost, czy wymienione środki masowego przekazu, t.j. prasa, radio i telewizja stanowią katalog zamknięty, czy też wymienione zostały przykładowo.

Uznać jednak należy, że użyte w powołanym przepisie określenie „(…) w środkach masowego przekazu” mieści w sobie również pojęcie Internetu, jako środka przekazu, pomimo, iż nie został on wprost wymieniony w dyspozycji powołanego przepisu. Tak stwierdzono m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 października 2009 r. (sygn. IPPB1/415-551/09-4/ES). Tym samym – w mojej ocenie – zorganizowanie konkursu za pomocą Instagramów zalicza się pod to zwolnienie, ale:

Warunkiem skorzystania przez podatnika/zwycięzcę z tego zwolnienia jest, aby jednorazowa wartość wygranych i nagród nie przekraczała kwoty 760 zł. Jeśli wartość wygranej lub nagrody przewyższy określony powyżej limit, podatnik będzie musiał uiścić podatek nie od nadwyżki ponad kwotę tego limitu, ale od całej wartości wygranej lub nagrody. Oznacza to, w tym wypadku, że organizator konkursu powinien pobrać 10% ryczałtowego podatku od podatnika, któremu wypłaca nagrodę. Nie będzie przy tym istotne, skąd pochodzą środki na premie lub nagrody ani kto sponsorował imprezę.

Jeżeli przedmiotem wygranych (nagród), o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 PIT, nie są pieniądze, podatnik jest obowiązany wpłacić płatnikowi kwotę zaliczki lub należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem wygranej (nagrody) lub świadczenia.

Kolejny obowiązek po stronie organizacji NGO-płatnika to złożenie deklaracji PIT-8AR. Deklarację roczną o zryczałtowanym podatku PIT-8AR płatnik ma obowiązek złożyć do końca stycznia następnego roku (po roku wypłaty lub wręczenia nagrody) do swojego urzędu skarbowego. Natomiast 10% podatek płatnik powinien wpłacić do urzędu skarbowego  20 dnia następnego miesiąca po miesiącu wypłaty lub wręczenia nagrody.

 

NGO a koszty paliwa

W swojej działalności podmioty NGO realizując różnego rodzaju projekty pokrywają koszty paliwa.

W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną w NGO na podstawie umowy o pracę (kodeks pracy), umowy zlecenie, umowy o dzieło (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), członka stowarzyszenia, wolontariusza (ustawa o działalności pożytku publicznego).

Ale co zrobić, gdy fundacja bądź stowarzyszenie zwraca koszty podróży osobom zewnętrznym w ramach współpracy pro bono?

Taka współpraca ze wszelkiego rodzaju osobami publicznymi zawierana jest czasami słownie, ktoś decyduje się wspierać fundację, a fundacja, stowarzyszenie prosząc o udział w wydarzeniu (np. konferencji) zwraca koszty podróży.

Ustalenia z donorem projektu przewidują możliwość zwrotu takich kosztów. A same koszty są najczęściej są klasyfikowane jako koszty organizacji wydarzeń.

Czy potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu?

 

Kwestię zwrotu kosztów podróży (nie chodzi tu o podróż służbową) dla osób niebędących pracownikami reguluje art. 21, pkt 16 litera b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

  1. b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im pod-ległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

 

Powyższe powoduje, że do zwrotu kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami należy stosować limity i zasady dokumentowania identyczne jak dla pracowników. W przeciwnym przypadku należy te świadczenia opodatkować.

 

Zgodnie z par 3, ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167). Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W przypadkach, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

 

Z powyższych przepisów jasno wynika obowiązek wyliczenia „kilometrówki” dla osób niebędących pracownikami. Faktura za paliwo może mieć charakter pomocniczy, np. ograniczający koszty ale nie może stanowić samodzielnej podstawy do rozliczenia kosztów podróży. W przypadku rozliczenia samej faktury za paliwo z prywatnego samochodu wystąpi podatek PIT, należy również się liczyć z ryzykiem opodatkowania CIT dochodu organizacji pozarządowej, udokumentowanego w niewłaściwy sposób.

 

Bartosz Mioduszewski

Z ogromnym smutkiem przyjęliśmy wiadomość, że 5 czerwca 2018 roku odszedł Bartek Mioduszewski. Bartek był naszym wspólnikiem i przyjacielem. Tak trudno się pogodzić z tą stratą.

 

Agnieszka i Michał

Dziennik Gazeta Prawna rozmawia z FRUX o kontrolach w NGO

FRUX ocenia sytuację ryzyko w fundacjach. Kontrolerzy ZUS zaczęli ich regularnie odwiedzać. Wręcz hurtowo kwestionują umowy o dzieło, od których co do zasady nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Twierdzą, że należy je traktować jako zlecenia, a te podlegają ozusowaniu. Efekt jest taki, że fundacjom każe się teraz odprowadzać zaległe składki oraz karne odsetki, a to może oznaczać, że wiele z nich będzie zmuszona zakończyć swoją działalność.

Czytaj więcej:
http://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/901964,organizacje-pozarzadowe-skaldki-do-zus-umowa-o-dzielo.html

ZUS stowarzyszenia i fundacje FRUX w ABC Wolters Kluwer businss

FRUX w ABC Wolters Kluwer businss:

Przedstawiciele organizacji pozarządowych alarmują, że kontrolerzy ZUS zaczęli ich regularnie odwiedzać. Wręcz hurtowo kwestionują umowy o dzieło, od których co do zasady nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne.

Czytaj więcej na:
http://www.kadry.abc.com.pl/czytaj/-/artykul/organizacje-pozarzadowe-pod-ostrzalem-zus

Mini księgowość dla małych organizacji już od 2016 r.

W końcowej fazie procesu legislacyjnego znajduje się rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (m.in. w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie), który jest kolejnym etapem wdrażania unijnej dyrektywy 2013/34/UE w sprawie rachunkowości. Przepisy znowelizowanej ustawy o rachunkowości, które mają wejść w życie od 1 stycznia 2016 r. będą stanowiły znaczące odciążenie zarówno administracyjne jak i finansowe dla małych organizacji.
Przewidziane są dodatkowe uproszczenia, które ograniczą pracochłonność prowadzenia ksiąg rachunkowych przez niektóre podmioty – m.in. możliwość klasyfikowania w sposób uproszczony umów leasingu, odstąpienie od ustalania aktywów i tworzenia rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Uproszczoną księgowość – tj. uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w ustawie zamiast ksiąg rachunkowych będą mogły prowadzić również małe organizacje pozarządowe działające na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z wyłączeniem spółek kapitałowych oraz inne podmioty działające w sferze zadań publicznych, które spełniają poniższe kryteria:
– nie prowadzą działalności gospodarczej,
– nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,
– osiągają przychody ze ściśle określonych w ustawie tytułów w wysokości nieprzekraczającej 100 tys. zł rocznie.

Z przepisów ustawy nie będą zatem mogły skorzystać organizacje mające status pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.
Decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez organizację będzie podejmował jej organ zatwierdzający w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Musi o tym poinformować urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji lub w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Przepisy znowelizowanej ustawy będą mogły być zastosowane do prowadzenia uproszczonej księgowości od 1 stycznia 2016 r.

minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych

Ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Chcąc pogodzić prawo bilansowe, jak i podatkowe, minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych należy ustalić na 6 lat od zakończenia roku obrotowego, za który księgi rachunkowe były sporządzone. Przykładowo, księgi rachunkowe za bieżący rok obrotowy, tj. rok 2013, muszą być przechowywane do końca 2019 r.

 

 

Ustawa o rachunkowości bezpośrednio wskazuje (art. 74 ust. 2 pkt 1), że księgi rachunkowe należy przechowywać co najmniej przez 5 lat. Okres ten należy liczyć (zgodnie z art. 74 ust. 3 uor) od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi rachunkowe dotyczą. Zastosowanie się do tego przepisu oznaczałoby, że mieliby Państwo obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych za 2008 r. do końca roku 2013. Formalnie (tj. zgodnie z prawem bilansowym) mogliby Państwo fizycznie je zlikwidować już 1 stycznia 2014 r. Jednakże zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej księgi rachunkowe (a także prowadzone dla celów podatkowych ewidencje, rejestry i związane z nimi dokumenty) należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten według art. 70 § 1 wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Oznacza to, że wymagany okres przechowywania ksiąg rachunkowych dotyczących 2007 r. upływa dopiero z końcem 2013 r.

 

Likwidacja czy zawieszenie działalności w NGO

Gdy organizacja zaczyna wykazywać mniejszą aktywność staje ona przed trudnym wyborem.

Należy podjąć strategiczną decyzję:

– czy likwidować organizację całkowicie?

– czy można zawiesić wykonywanie działalności?

–  czy lepiej utrzymać status quo  i poczekać na rozwój wydarzeń?

 

Decyzja powinna być oparta na wnikliwej analizie. Szczególnie należy wziąć pod uwagę:

– perspektywy na działalność w przyszłości,

– koszty przeprowadzanych zmian /księgowość, prawo/.

 

Likwidacja

Członkowie stowarzyszenia mogą podjąć decyzję o likwidacji stowarzyszenia – samorozwiązaniu stowarzyszenia. Decyzja taka jest bardzo ważna z punktu widzenia stabilności stowarzyszenia i w związku z tym musi być zastrzeżona dla najważniejszej władzy stowarzyszenia – walnego zebrania członków. Statut powinien określać, jaką liczbą głosów walne zebranie podejmuje taką uchwałę. Zazwyczaj jest to podobne rozwiązanie, jak w przypadku zmian statutu.

Często w statucie podaje się również informacje, kto zostanie likwidatorem i na co będzie przeznaczony majątek zlikwidowanego stowarzyszenia. Majątek zlikwidowanego stowarzyszenia nie może zostać podzielony pomiędzy jego członków, ale musi być przeznaczony na jakiś cel społeczny np. na stowarzyszenie czy fundację o podobnych celach działania. Jeśli takich zapisów brakuje, decyzję w tych sprawach podejmuje walne zebranie członków.

Fundacja nie może, w przeciwieństwie do stowarzyszenia, zostać rozwiązana wyłącznie na mocy uchwały własnego organu lub decyzji fundatora. Powszechny jest również pogląd, że fundację można zlikwidować wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w ustawie w art. 15. To stanowisko oznacza, że fundację można zlikwidować wyłącznie, gdy przewiduje to ustawodawca, nie zaś na mocy postanowień statutu lub z woli jakiegokolwiek organu fundacji.

Najważniejsze elementy procesu likwidacji organizacji, to:

  • powstanie przesłanek ustawowych do likwidacji organizacji, lub podjęcie stosownej uchwały /gdy prawo daje taką możliwość/,
  • Zawiadomienie sądu rejestrowego o wszczęciu likwidacji,
  • Sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień otwarcia likwidacji oraz listy zobowiązań.
  • Sporządzenie planu finansowego likwidacji i planu zaspokojenia zobowiązań.
  • Po zakończeniu likwidacji przedstawić właściwemu organowi organizacji do zatwierdzenia sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji.
  • Zgłoszenie do sądu wniosku o wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego.
  • Poinformowanie urzędu statystycznego
  • Poinformowanie urzędu skarbowego
  • Upublicznienie informację o wszczęciu postępowania likwidacyjnego.
  • Przeprowadzenie czynności prawnych niezbędnych do przeprowadzenia likwidacji takich jak np. ściąganie wierzytelności, wypełnienie zaciągniętych zobowiązań.

 

 

Zawieszenie działalności

Przepisy polskiego prawa nie przewidują możliwości zawieszenie działalności organizacji. Stowarzyszenie czy fundacja wciąż działają, nawet jeśli nie prowadzą działań.


Status quo  i kontynuowanie działalności

Wiele organizacji decydują się na to rozwiązanie, szczególnie gdy przyszłość nie jest pewna i gdy organizacja nie decyduje się na likwidację.

Rozwiązanie to eliminuje ponoszenie kosztów na obsługę prawną związaną z likwidacją. Utrzymane są natomiast koszty obsługi księgowej na pewnym poziomie – należy wywiązywać się z obowiązków nałożonych przez przepisy.

 

FRUX umożliwi Państwu realizację każdego z powyższych rozwiązań.

  • Świadczymy kompleksowe usługi związane  z likwidacją NGO,
  • Mamy specjalną ofertę dla organizacji, które potrzebują wygasić swoją działalność, lecz nie decydują się na likwidację.

Jakie są opłaty za złożenie sprawozdania finansowego w KRS?

Jednostki wpisane do rejestru sądowego /spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą/ są zobowiązane do składania w KRS rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami wymienionymi w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Na wniosek jednostki w rejestrze przedsiębiorców wpisuje się wzmiankę o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego wraz z odpowiednimi dokumentami.

Wniosek o wpis dokonywany jest na urzędowym formularzu KRS-Z30 a wpis do KRS podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG).

Należy pamiętać, że wiąże się to z poniesieniem opłaty sądowej w wysokości 40 zł oraz opłaty za ogłoszenie w MSiG w wysokości 250 zł.

Opłatę można uiścić w kasie albo na numer konta właściwego sądu, Wydziału Gospodarczego KRS.

W przypadku gdy podmiot uiści płatność na konto bankowe i wysyła sprawozdanie finansowe pocztą, należy dołączyć kopię potwierdzającą dokonanie przelewu.

Procedura zamknięcia roku obrachunkowego w fundacjach

 

1.       do końca marca sporządzenie sprawozdania finansowego

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno- lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego.

Warto pamiętać, że potrzebne są minimum 3 egzemplarze sprawozdania finansowego /KRS, urząd skarbowy/.

 

2.       do końca marca złożenie do US deklaracji rocznej o podatku dochodowym CIT-8

3.       do końca czerwca zatwierdzenie przez właściwy organ sprawozdania finansowego (sprawozdanie musi być podpisane przez osobę sporządzająca oraz właściwy organ)

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub zarząd. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.
Organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje także uchwałę o podziale wyniku finansowego: przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego na cele statutowe lub pokryciu ujemnego wyniku finansowego z funduszu statutowego.
Warto pamiętać, że organ zatwierdzający sprawozdanie również odpowiada za prawidłowość jego sporządzenia i w przypadku jego nieprawidłowości będzie też podlegał karze.

4.       podjęcie przez właściwy organ uchwały o przyjęciu sprawozdania

5.       w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania musi być ono złożone w US

Każda organizacja pozarządowa – bez względu na to czym się zajmuje – ma obowiązek przygotowania, zatwierdzenia i przesłania do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego(potocznie nazywanego bilansem, choć bilans stanowi tylko jedną z trzech części sprawozdania). Pozostałe dwie to rachunek wyników lub rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). Ponieważ w większości organizacji „rokiem obrotowym” – czyli okresem, którego ma dotyczyć sprawozdanie, jest rok kalendarzowy, to termin przygotowania sprawozdania przez księgowego przypada na 31 marca (czyli trzy miesiące po zakończeniu roku). Następnie organizacja ma trzy miesiące na przyjęcie sprawozdania – czyli określone w statucie władze (np. zarząd lub walne zebranie członków) mają na to czas do 30 czerwca. Następnie w ciągu 10 dni sprawozdanie finansowe trzeba przesłać do urzędu skarbowego. Ostatecznym terminem na wysłanie sprawozdania do US jest zatem 10 lipca. Do sprawozdania dołącza się uchwałę np. zarządu zatwierdzającą sprawozdanie oraz ewentualnie uchwałę o podziale nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe oraz opinią audytora (jeśli wymóg ten dotyczy organizacji). Jeśli organizacja nie złożyła sprawozdania, może być ukarana mandatem.

 

Organizacje, które prowadzą działalność gospodarczą, muszą ponadto złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dniu od daty zatwierdzenia sprawozdania, czyli najpóźniej 15 lipca. Do sprawozdania dołącza się uchwałę np. zarządu zatwierdzającą sprawozdanie oraz ewentualnie uchwałę o podziale nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe oraz opinią audytora (jeśli wymóg ten dotyczy organizacji).

6.       sprawozdanie merytoryczne  musi być wysłane do właściwego ministra oraz podane do wiadomości publicznej

Każda fundacja ma obowiązek złożyć sprawozdanie z działalności (nazywane sprawozdaniem merytorycznym) do ministra, sprawującego nad nią nadzór (to, który jest to minister, zostało określone w statucie). Sprawozdanie, składane wg wzoru określonego w rozporządzeniu (Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji), obejmuje „rok obrotowy” – co dla większości fundacji oznacza rok kalendarzowy. Ponieważ w przepisach nie podano terminu składania sprawozdania, przyjmuje się, że należy je wysłać najpóźniej do końca następnego roku (czyli sprawozdanie za 2012 rok do końca 2013).

W przypadku OPP umieszczone w bazie sprawozdań i umieszczone na stronie po spełnieniu warunków wymienionych w ustawie również publikowane w Monitorze Polskim.