Procedura zamknięcia roku obrachunkowego w fundacjach

1.       do końca marca sporządzenie sprawozdania finansowego

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno- lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego.

Warto pamiętać, że potrzebne są minimum 3 egzemplarze sprawozdania finansowego /KRS, urząd skarbowy/.

2.       do końca marca złożenie do US deklaracji rocznej o podatku dochodowym CIT-8

3.       do końca czerwca zatwierdzenie przez właściwy organ sprawozdania finansowego (sprawozdanie musi być podpisane przez osobę sporządzająca oraz właściwy organ)

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub zarząd. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.
Organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje także uchwałę o podziale wyniku finansowego: przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego na cele statutowe lub pokryciu ujemnego wyniku finansowego z funduszu statutowego.
Warto pamiętać, że organ zatwierdzający sprawozdanie również odpowiada za prawidłowość jego sporządzenia i w przypadku jego nieprawidłowości będzie też podlegał karze.

4.       podjęcie przez właściwy organ uchwały o przyjęciu sprawozdania

5.       w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania musi być ono złożone w US

Każda organizacja pozarządowa – bez względu na to czym się zajmuje – ma obowiązek przygotowania, zatwierdzenia i przesłania do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego(potocznie nazywanego bilansem, choć bilans stanowi tylko jedną z trzech części sprawozdania). Pozostałe dwie to rachunek wyników lub rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa). Ponieważ w większości organizacji „rokiem obrotowym” – czyli okresem, którego ma dotyczyć sprawozdanie, jest rok kalendarzowy, to termin przygotowania sprawozdania przez księgowego przypada na 31 marca (czyli trzy miesiące po zakończeniu roku). Następnie organizacja ma trzy miesiące na przyjęcie sprawozdania – czyli określone w statucie władze (np. zarząd lub walne zebranie członków) mają na to czas do 30 czerwca. Następnie w ciągu 10 dni sprawozdanie finansowe trzeba przesłać do urzędu skarbowego. Ostatecznym terminem na wysłanie sprawozdania do US jest zatem 10 lipca. Do sprawozdania dołącza się uchwałę np. zarządu zatwierdzającą sprawozdanie oraz ewentualnie uchwałę o podziale nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe oraz opinią audytora (jeśli wymóg ten dotyczy organizacji). Jeśli organizacja nie złożyła sprawozdania, może być ukarana mandatem.

Organizacje, które prowadzą działalność gospodarczą, muszą ponadto złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dniu od daty zatwierdzenia sprawozdania, czyli najpóźniej 15 lipca. Do sprawozdania dołącza się uchwałę np. zarządu zatwierdzającą sprawozdanie oraz ewentualnie uchwałę o podziale nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe oraz opinią audytora (jeśli wymóg ten dotyczy organizacji).

6.       sprawozdanie merytoryczne  musi być wysłane do właściwego ministra oraz podane do wiadomości publicznej

Każda fundacja ma obowiązek złożyć sprawozdanie z działalności (nazywane sprawozdaniem merytorycznym) do ministra, sprawującego nad nią nadzór (to, który jest to minister, zostało określone w statucie). Sprawozdanie, składane wg wzoru określonego w rozporządzeniu (Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji), obejmuje „rok obrotowy” – co dla większości fundacji oznacza rok kalendarzowy. Ponieważ w przepisach nie podano terminu składania sprawozdania, przyjmuje się, że należy je wysłać najpóźniej do końca następnego roku (czyli sprawozdanie za 2012 rok do końca 2013).

W przypadku OPP umieszczone w bazie sprawozdań i umieszczone na stronie po spełnieniu warunków wymienionych w ustawie również publikowane w Monitorze Polskim.