NGO a koszty paliwa

W swojej działalności podmioty NGO realizując różnego rodzaju projekty pokrywają koszty paliwa.

W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną w NGO na podstawie umowy o pracę (kodeks pracy), umowy zlecenie, umowy o dzieło (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), członka stowarzyszenia, wolontariusza (ustawa o działalności pożytku publicznego).

Ale co zrobić, gdy fundacja bądź stowarzyszenie zwraca koszty podróży osobom zewnętrznym w ramach współpracy pro bono?

Taka współpraca ze wszelkiego rodzaju osobami publicznymi zawierana jest czasami słownie, ktoś decyduje się wspierać fundację, a fundacja, stowarzyszenie prosząc o udział w wydarzeniu (np. konferencji) zwraca koszty podróży.

Ustalenia z donorem projektu przewidują możliwość zwrotu takich kosztów. A same koszty są najczęściej są klasyfikowane jako koszty organizacji wydarzeń.

Czy potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu?

 

Kwestię zwrotu kosztów podróży (nie chodzi tu o podróż służbową) dla osób niebędących pracownikami reguluje art. 21, pkt 16 litera b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

  1. b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im pod-ległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

 

Powyższe powoduje, że do zwrotu kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami należy stosować limity i zasady dokumentowania identyczne jak dla pracowników. W przeciwnym przypadku należy te świadczenia opodatkować.

 

Zgodnie z par 3, ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167). Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W przypadkach, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

 

Z powyższych przepisów jasno wynika obowiązek wyliczenia „kilometrówki” dla osób niebędących pracownikami. Faktura za paliwo może mieć charakter pomocniczy, np. ograniczający koszty ale nie może stanowić samodzielnej podstawy do rozliczenia kosztów podróży. W przypadku rozliczenia samej faktury za paliwo z prywatnego samochodu wystąpi podatek PIT, należy również się liczyć z ryzykiem opodatkowania CIT dochodu organizacji pozarządowej, udokumentowanego w niewłaściwy sposób.

 

Bartosz Mioduszewski

Z ogromnym smutkiem przyjęliśmy wiadomość, że 5 czerwca 2018 roku odszedł Bartek Mioduszewski. Bartek był naszym wspólnikiem i przyjacielem. Tak trudno się pogodzić z tą stratą.

 

Agnieszka i Michał

Dziennik Gazeta Prawna rozmawia z FRUX o kontrolach w NGO

FRUX ocenia sytuację ryzyko w fundacjach. Kontrolerzy ZUS zaczęli ich regularnie odwiedzać. Wręcz hurtowo kwestionują umowy o dzieło, od których co do zasady nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Twierdzą, że należy je traktować jako zlecenia, a te podlegają ozusowaniu. Efekt jest taki, że fundacjom każe się teraz odprowadzać zaległe składki oraz karne odsetki, a to może oznaczać, że wiele z nich będzie zmuszona zakończyć swoją działalność.

Czytaj więcej:
http://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/901964,organizacje-pozarzadowe-skaldki-do-zus-umowa-o-dzielo.html

ZUS stowarzyszenia i fundacje FRUX w ABC Wolters Kluwer businss

FRUX w ABC Wolters Kluwer businss:

Przedstawiciele organizacji pozarządowych alarmują, że kontrolerzy ZUS zaczęli ich regularnie odwiedzać. Wręcz hurtowo kwestionują umowy o dzieło, od których co do zasady nie są odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne.

Czytaj więcej na:
http://www.kadry.abc.com.pl/czytaj/-/artykul/organizacje-pozarzadowe-pod-ostrzalem-zus

Mini księgowość dla małych organizacji już od 2016 r.

W końcowej fazie procesu legislacyjnego znajduje się rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (m.in. w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie), który jest kolejnym etapem wdrażania unijnej dyrektywy 2013/34/UE w sprawie rachunkowości. Przepisy znowelizowanej ustawy o rachunkowości, które mają wejść w życie od 1 stycznia 2016 r. będą stanowiły znaczące odciążenie zarówno administracyjne jak i finansowe dla małych organizacji.
Przewidziane są dodatkowe uproszczenia, które ograniczą pracochłonność prowadzenia ksiąg rachunkowych przez niektóre podmioty – m.in. możliwość klasyfikowania w sposób uproszczony umów leasingu, odstąpienie od ustalania aktywów i tworzenia rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Uproszczoną księgowość – tj. uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w ustawie zamiast ksiąg rachunkowych będą mogły prowadzić również małe organizacje pozarządowe działające na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z wyłączeniem spółek kapitałowych oraz inne podmioty działające w sferze zadań publicznych, które spełniają poniższe kryteria:
– nie prowadzą działalności gospodarczej,
– nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,
– osiągają przychody ze ściśle określonych w ustawie tytułów w wysokości nieprzekraczającej 100 tys. zł rocznie.

Z przepisów ustawy nie będą zatem mogły skorzystać organizacje mające status pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej.
Decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez organizację będzie podejmował jej organ zatwierdzający w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Musi o tym poinformować urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym w terminie do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji lub w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Przepisy znowelizowanej ustawy będą mogły być zastosowane do prowadzenia uproszczonej księgowości od 1 stycznia 2016 r.

Rejestracja znaku towarowego

I. Rejestracja znaku towarowego ze skutkiem w całej UE ( znak wspólnotowy )

Czas rejestracji ok. 6 miesięcy.

Opłaty urzędowe (wnoszone na rzecz Urzędu OHIM – Alicante )

Jednorazowe:
• 900 EUR- opłata za zgłoszenie znaku towarowego wraz z ochroną znaku przez 10 lat do 3 klas towarów/ usług.
• Powyżej 3 klas dodatkowo po 150 EUR za każdą następną klasę.

Dodatkowe czynności, na które może zdecydować się klient związane są z badaniem
zdolności rejestrowej znaku.
• badanie oznaczenia w zakresie zdolności rejestrowej – 450 zł ( bez względu na kategorię znaku )
• raport i opinia w zakresie zdolności rejestrowej – 400 zł

Rejestracja jest na okres 10 lat.

W toku postępowania mogą ( ale nie muszą ) pojawić się dodatkowe koszty honorarium
związane z kolizją praw czy wniesionym sprzeciwem przez osoby trzecie odnośnie
rejestracji. Czynności takie ustalane i rozliczane są zawsze w porozumieniu ze Zgłaszającym
w oparciu o nakład pracy, wg stawki godzinowej 120 PLN/godz.
Uwaga: w przypadku zgłoszenie znaku wspólnotowego wniesienie opozycji przez osoby
trzecie jest możliwy w okresie 3 miesięcy po publikacji zgłoszenia. Brak sprzeciwów daje
Urzędowi podstawę do rejestracji znaku.

Honorarium naszej Kancelarii będzie ustalone na drodze negocjacji.
W ramach honorarium: przygotowanie dokumentacji, sporządzenie wniosku, ocena formy przedstawieniowej znaku, przygotowanie wykazu towarów i usług, złożenie aplikacji, reprezentacja przed urzędem.
* do wskazanych kwot honorarium należy doliczyć podatek VAT.

II. Zgłoszenie znaku towarowego ze skutkiem w Polsce (Urząd Patentowy RP)

Czas rejestracji ok. 18 miesięcy.

Opłaty urzędowe – wnoszone na konto Urzędu Patentowego RP:
• 550 PLN z tytułu zgłoszenia znaku towarowego( do 3 klas t/u )
• opłata za każdą dodatkową klasę powyżej trzech – 120 PLN
• 17 PLN opłata skarbowa

W przypadku pomyślnego rozpatrzenia zgłoszenia przez UP RP ( tj. rejestracji znaku )
opłaty urzędowe kształtują się następująco:
• opłata za pierwszy dziesięcioletni okres ochrony znaku towarowego – za każdą klasę ( do trzech ) – 400 PLN
• opłata za każdą dodatkową klasę powyżej trzech – 450 PLN
• opłata za publikację – 90 PLN

Dodatkowe czynności, na które może zdecydować się Klient związane są z badaniem
zdolności rejestrowej znaku.
• badanie oznaczenia w zakresie zdolności rejestrowej – 450 PLN + VAT ( bez względu na kategorię znaku )
• raport i opinia w zakresie zdolności rejestrowej – 400 PLN + VAT

W toku postępowania mogą ( ale nie muszą ) pojawić się dodatkowe koszty honorarium
związane z kolizją praw, uwagami osób trzecich odnośnie rejestracji znaku. Czynności takie
ustalane i rozliczane są zawsze w porozumieniu ze Zgłaszającym w oparciu o nakład pracy,
wg stawki godzinowej 120 PLN/godz.
Honorarium naszej Kancelarii będzie ustalone na drodze negocjacji.
W ramach honorarium: przygotowanie dokumentacji, sporządzenie wniosku, ocena formy przedstawieniowej znaku, przygotowanie wykazu towarów i usług, złożenie aplikacji, reprezentacja przed urzędem.
* do wskazanych kwot honorarium należy doliczyć podatek VAT.

Pożyczka z zagranicy dla spółki zarejestrowanej w Polsce

Firmy córki (zarejestrowane w Polce) często otrzymują pożyczkę od firmy matki z zagranicy by móc rozpocząć działalności.
Jeśli spółka zarejestrowana w Polsce (rezydent) otrzymuje pożyczkę lub kredyt od podmiotu z zagranicznego spoza Polski to musi się liczyć z pewnymi obowiązkami.

1. Prawo dewizowe:
a) brak jest obowiązku występowania o zezwolenie dewizowe (art. 9 i 10 Ustawa Prawo dewizowe)
b) powstaje obowiązek sprawozdawczy do Narodowego Banku Polskiego gdy łączna kwota na koniec kwartału otrzymanych pożyczek i kredytów długoterminowych oraz długoterminowe zobowiązania z tytułu leasingu finansowego przewyższa 3 miliony złotych (art. 30 Prawo dewizowe, art. 9 rozporządzenie MF z 23 października 2009 w sprawie przekazywania Narodowemu Bankowi Polskiemu danych niezbędnych do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej)

2. Podatek od czynności cywilno-prawnych:
a) Jeżeli jest zawarta poza Polską to brak podatku (art.1 ust 4 pkt 2 USTAWA z dnia 9 września 2000 podatku od czynności cywilnoprawnych)
b) Jeżeli jest zawarta w Polsce to 2% od nadwyżki ponad 5000 pln (art. art. 7 ust 1 pkt 4 USTAWA z dnia 9 września 2000 podatku od czynności cywilnoprawnych)

3. Podatek dochodowy osób prawnych:
a) Cienka kapitalizacja – zapłacone odsetki częściowo nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów do wyliczenia podatku od osób prawnych w sytuacji gdy pożyczkę udzieli udziałowiec spółki polskiej i wartość pożyczki przekracza trzykrotność kapitału (art. 16 ust 1 pkt 60 USTAWA z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych)
b) Cienka kapitalizacja – zapłacone odsetki będą stanowiły kosztu uzyskania przychodów do wyliczenia podatku od osób prawnych w sytuacji gdy pożyczkę udzieli zagraniczna spółka, która nie jest udziałowcem spółki polskiej i wartość pożyczki przekracza trzykrotność kapitału (art. 16 ust 1 pkt 60 USTAWA z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych)

4. VAT:
a) przy płatności odsetek, w sytuacji gdy pożyczkę udzieli zagraniczna spółka spółce polskiej należy rozpoznać import usług od płaconych odsetek (art. 17 ust. 1 pkt 4 oraz art.28b, oraz 19a ust. 5 pkt 1 lit. e Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług)

minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych

Ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Chcąc pogodzić prawo bilansowe, jak i podatkowe, minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych należy ustalić na 6 lat od zakończenia roku obrotowego, za który księgi rachunkowe były sporządzone. Przykładowo, księgi rachunkowe za bieżący rok obrotowy, tj. rok 2013, muszą być przechowywane do końca 2019 r.

 

 

Ustawa o rachunkowości bezpośrednio wskazuje (art. 74 ust. 2 pkt 1), że księgi rachunkowe należy przechowywać co najmniej przez 5 lat. Okres ten należy liczyć (zgodnie z art. 74 ust. 3 uor) od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi rachunkowe dotyczą. Zastosowanie się do tego przepisu oznaczałoby, że mieliby Państwo obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych za 2008 r. do końca roku 2013. Formalnie (tj. zgodnie z prawem bilansowym) mogliby Państwo fizycznie je zlikwidować już 1 stycznia 2014 r. Jednakże zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej księgi rachunkowe (a także prowadzone dla celów podatkowych ewidencje, rejestry i związane z nimi dokumenty) należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten według art. 70 § 1 wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Oznacza to, że wymagany okres przechowywania ksiąg rachunkowych dotyczących 2007 r. upływa dopiero z końcem 2013 r.

 

Nowa reklama Frux

Dziś premiera naszej nowej reklamy, zapraszamy do oglądania:

 

Likwidacja czy zawieszenie działalności w NGO

Gdy organizacja zaczyna wykazywać mniejszą aktywność staje ona przed trudnym wyborem.

Należy podjąć strategiczną decyzję:

– czy likwidować organizację całkowicie?

– czy można zawiesić wykonywanie działalności?

–  czy lepiej utrzymać status quo  i poczekać na rozwój wydarzeń?

 

Decyzja powinna być oparta na wnikliwej analizie. Szczególnie należy wziąć pod uwagę:

– perspektywy na działalność w przyszłości,

– koszty przeprowadzanych zmian /księgowość, prawo/.

 

Likwidacja

Członkowie stowarzyszenia mogą podjąć decyzję o likwidacji stowarzyszenia – samorozwiązaniu stowarzyszenia. Decyzja taka jest bardzo ważna z punktu widzenia stabilności stowarzyszenia i w związku z tym musi być zastrzeżona dla najważniejszej władzy stowarzyszenia – walnego zebrania członków. Statut powinien określać, jaką liczbą głosów walne zebranie podejmuje taką uchwałę. Zazwyczaj jest to podobne rozwiązanie, jak w przypadku zmian statutu.

Często w statucie podaje się również informacje, kto zostanie likwidatorem i na co będzie przeznaczony majątek zlikwidowanego stowarzyszenia. Majątek zlikwidowanego stowarzyszenia nie może zostać podzielony pomiędzy jego członków, ale musi być przeznaczony na jakiś cel społeczny np. na stowarzyszenie czy fundację o podobnych celach działania. Jeśli takich zapisów brakuje, decyzję w tych sprawach podejmuje walne zebranie członków.

Fundacja nie może, w przeciwieństwie do stowarzyszenia, zostać rozwiązana wyłącznie na mocy uchwały własnego organu lub decyzji fundatora. Powszechny jest również pogląd, że fundację można zlikwidować wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w ustawie w art. 15. To stanowisko oznacza, że fundację można zlikwidować wyłącznie, gdy przewiduje to ustawodawca, nie zaś na mocy postanowień statutu lub z woli jakiegokolwiek organu fundacji.

Najważniejsze elementy procesu likwidacji organizacji, to:

  • powstanie przesłanek ustawowych do likwidacji organizacji, lub podjęcie stosownej uchwały /gdy prawo daje taką możliwość/,
  • Zawiadomienie sądu rejestrowego o wszczęciu likwidacji,
  • Sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień otwarcia likwidacji oraz listy zobowiązań.
  • Sporządzenie planu finansowego likwidacji i planu zaspokojenia zobowiązań.
  • Po zakończeniu likwidacji przedstawić właściwemu organowi organizacji do zatwierdzenia sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji.
  • Zgłoszenie do sądu wniosku o wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego.
  • Poinformowanie urzędu statystycznego
  • Poinformowanie urzędu skarbowego
  • Upublicznienie informację o wszczęciu postępowania likwidacyjnego.
  • Przeprowadzenie czynności prawnych niezbędnych do przeprowadzenia likwidacji takich jak np. ściąganie wierzytelności, wypełnienie zaciągniętych zobowiązań.

 

 

Zawieszenie działalności

Przepisy polskiego prawa nie przewidują możliwości zawieszenie działalności organizacji. Stowarzyszenie czy fundacja wciąż działają, nawet jeśli nie prowadzą działań.


Status quo  i kontynuowanie działalności

Wiele organizacji decydują się na to rozwiązanie, szczególnie gdy przyszłość nie jest pewna i gdy organizacja nie decyduje się na likwidację.

Rozwiązanie to eliminuje ponoszenie kosztów na obsługę prawną związaną z likwidacją. Utrzymane są natomiast koszty obsługi księgowej na pewnym poziomie – należy wywiązywać się z obowiązków nałożonych przez przepisy.

 

FRUX umożliwi Państwu realizację każdego z powyższych rozwiązań.

  • Świadczymy kompleksowe usługi związane  z likwidacją NGO,
  • Mamy specjalną ofertę dla organizacji, które potrzebują wygasić swoją działalność, lecz nie decydują się na likwidację.