Każda fundacja czy stowarzyszenie – podobnie jak przedsiębiorstwa – ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dla organizacji pozarządowych to szczególnie istotne, ponieważ ich działalność opiera się na transparentności wobec darczyńców, grantodawców i instytucji publicznych. Właściwe archiwizowanie dokumentów to nie tylko wymóg prawny, ale też fundament wiarygodności oraz bezpieczeństwa organizacji.
Co mówią przepisy?
Podstawą prawną regulującą przechowywanie dokumentacji księgowej jest ustawa o rachunkowości. Zgodnie z nią:
- księgi rachunkowe i dowody księgowe (np. faktury, rachunki, umowy, potwierdzenia przelewów) należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, więcej na ten temat: minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych,
- sprawozdania finansowe organizacji należy przechowywać bezterminowo,
- dokumentacja kadrowo-płacowa (akta osobowe pracowników) musi być archiwizowana przez 10 lub 50 lat, w zależności od rodzaju zatrudnienia i okresu, w którym umowa była zawierana.
Dodatkowo fundacje i stowarzyszenia, które korzystają ze środków publicznych lub unijnych, muszą stosować się do wymagań określonych w umowach o dofinansowanie. Nierzadko oznacza to obowiązek przechowywania dokumentacji projektowej dłużej niż 5 lat.
Jakie dokumenty trzeba przechowywać?
Organizacje pozarządowe muszą archiwizować między innymi:
- faktury i rachunki,
- raporty kasowe i bankowe,
- umowy cywilnoprawne i kontrakty,
- dokumentację związaną z rozliczeniem dotacji i grantów,
- sprawozdania finansowe i merytoryczne,
- ewidencję środków trwałych i wyposażenia,
- dokumenty płacowe i kadrowe,
- korespondencję z urzędami i instytucjami kontrolnymi.
W jaki sposób archiwizować dokumenty?
Przepisy dopuszczają formę papierową i elektroniczną. W praktyce coraz więcej NGO-sów decyduje się na cyfrową archiwizację, która ułatwia porządkowanie oraz dostęp do danych. Ważne jest jednak, aby dokumenty były przechowywane w sposób bezpieczny i chroniony przed zniszczeniem lub dostępem osób niepowołanych.
Dobra praktyka obejmuje:
- tworzenie kopii zapasowych w systemach elektronicznych,
- zabezpieczenie dokumentów papierowych w segregatorach i archiwach,
- oznaczanie teczek i plików w sposób ułatwiający szybkie odnalezienie dokumentu,
- prowadzenie rejestru przechowywanej dokumentacji.
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji może skutkować problemami podczas kontroli urzędów skarbowych, ZUS czy instytucji przyznających dotacje. Dla NGO-sów oznacza to nie tylko ryzyko kar, ale też utratę zaufania grantodawców i partnerów.
Frux – biuro rachunkowe wspierające stowarzyszenia i fundacje w zakresie księgowości
W biurze rachunkowym Frux wspieramy organizacje pozarządowe w prawidłowym prowadzeniu i archiwizacji dokumentacji księgowej – więcej na temat procedury zamknięcia roku obrachunkowego w fundacjach. Doradzamy, jak wdrożyć przejrzysty system przechowywania dokumentów, dbamy o zgodność z ustawą o rachunkowości i przepisami dotyczącymi projektów unijnych oraz przejmujemy obowiązki związane z księgowością czy sprawozdawczością. Dzięki temu fundacje i stowarzyszenia mogą skupić się na swojej misji – pomaganiu ludziom oraz dalszym rozwijaniu społeczeństwa obywatelskiego. Zapraszamy do współpracy podmioty z Gdańska, Warszawy, Krakowa, Lublina, Poznania, Szczecina, Torunia, Wrocławia, Łodzi, Zakopanego, a także innych miejscowości w całej Polsce.