Dla każdej fundacji i stowarzyszenia realizacja celów statutowych jest głównym obowiązkiem, a jednocześnie warunkiem funkcjonowania w sektorze organizacji pozarządowych. Właśnie wokół tych celów koncentruje się cała działalność NGO – zarówno merytoryczna, jak i finansowa. Dlatego właśnie tak istotne jest prawidłowe rozliczanie wydatków oraz wykazywanie ich spójności ze statutem.
Rodzaje kosztów statutowych
Wydatki organizacji pozarządowej można podzielić na dwie główne grupy.
Koszty bezpośrednie realizacji celów statutowych – są to wydatki ściśle związane z działaniami opisanymi w statucie, np.:
- organizacja szkoleń, warsztatów, wydarzeń edukacyjnych,
- prowadzenie działań pomocowych czy charytatywnych,
- finansowanie projektów badawczych, edukacyjnych lub kulturalnych,
- zakup materiałów i usług niezbędnych do realizacji projektów,
- wynagrodzenia osób zatrudnionych przy realizacji zadań statutowych.
Koszty administracyjne (pośrednie) związane z celami statutowymi – nie są one celem samym w sobie, ale umożliwiają realizację działań statutowych, np.:
- opłaty za wynajem biura, za media i internet,
- usługi księgowe, prawne i doradcze,
- koszty obsługi administracyjnej projektów,
- wydatki na promocję i komunikację (jeśli wspierają realizację celów statutowych).
Może Cię zainteresować:
Wydatki, które nie mogą być uznane za statutowe
Nie wszystkie koszty ponoszone przez fundację czy stowarzyszenie mogą zostać zaliczone jako związane z celami statutowymi. Do tej kategorii zaliczamy:
- wydatki niezwiązane z działalnością opisaną w statucie (np. prywatne zakupy członków organizacji),
- nadmierne koszty reprezentacyjne, które nie mają związku z realizacją celów,
- inwestycje i zakupy niemające uzasadnienia w bieżącej działalności,
- finansowanie działalności stricte gospodarczej, jeśli jest prowadzona poza zakresem statutowym.
Takie wydatki, jeśli zostaną nieprawidłowo zakwalifikowane, mogą narazić organizację na konsekwencje prawne i finansowe – w tym utratę zaufania grantodawców czy darczyńców.
Spójność wydatków z celami statutowymi – dlaczego to tak ważne?
Każde sprawozdanie finansowe NGO powinno jasno pokazywać, że wydatkowane środki służą celom statutowym. To wymóg prawny, ale też fundament transparentności i wiarygodności organizacji. Aby robić to poprawnie:
- warto na etapie planowania projektów szczegółowo określić, jakie koszty będą przypisane do celów statutowych,
- należy prowadzić rzetelną dokumentację księgową i opisową każdego wydatku,
- trzeba unikać sytuacji, w których jeden wydatek może być błędnie zinterpretowany jako niezwiązany z działalnością statutową.
Dzięki takiej praktyce organizacja nie tylko spełnia wymagania prawne, ale też buduje zaufanie wśród partnerów, beneficjentów i instytucji kontrolnych.
Jak może pomóc biuro rachunkowe Frux?
W biurze rachunkowym Frux specjalizujemy się w obsłudze fundacji i stowarzyszeń działających w całej Polsce, np. w Gdańsku, Krakowie, Lublinie, Poznaniu, Szczecinie, Toruniu, Łodzi czy w Warszawie. W ramach obsługi księgowości pomagamy między innymi w:
- prawidłowej klasyfikacji kosztów,
- prowadzeniu księgowości w zgodzie z wymogami ustawy o rachunkowości i przepisami dla NGO,
- przygotowywaniu sprawozdań finansowych i merytorycznych,
- doradztwie, jak dokumentować wydatki, aby były jednoznacznie powiązane z celami statutowymi.
Zapraszamy do kontaktu, aby omówić cele, potrzeby i możliwości rozwoju Twojej organizacji.