Księgowość stowarzyszeń i fundacji – redukcja kosztów

W środowisku organizacji pozarządowych, często myśląc o kosztach obsługi księgowej nie wyodrębniamy kosztów księgowych, kosztów kadrowych i płacowych oraz kosztów rozliczania projektów.  Na każdy z tych zakresów usług składają się konkretne czynności, które podlegają odrębnej wycenie. Liderzy NGO nie zwracają uwagi na poszczególne elementy i ich koszty. Często przepłacają za obsługę księgową organizacji. Księgowi, ale także niektóre biura rachunkowe często zawyżają koszty obsługi NGO. Znając specyfikę organizacji oferują dużą elastyczność cenową, której końcowym wynikiem są zawyżone koszty w skali dłuższego czasu.  Oferują niskie koszty obsługi stałej w zamian za dodatkowe środki za każdy realizowany projekt.  Z punktu widzenia organizacji jest to sytuacja wygodna, bo pozwala zminimalizować administracyjne koszty własne. Jednak z punktu widzenia racjonalności wydatków koszty te najczęściej są 20%-60% wyższe niż koszty obliczane zgodnie z ogólnie przyjętymi na rynku usług księgowych zasadami.

Nasza firma stara się oferować fundacjom i stowarzyszeniom profesjonalne dedykowane NGO usługi księgowe oraz elastyczne formy rozliczeń z zachowaniem ogólnych zasad i konkurencyjnych cen.

Na koszty obsługi  składają następujące grupy kosztów obliczane według odrębnych zasad:

Koszty obsługi księgowej, której szczegóły opisaliśmy na  https://frux.org.pl/uslugi/dla-ngo obliczane są według ilości dokumentów księgowych. Każdy dokument liczony jest jako jedna sztuka bez względu na ilość księgowań, które z niego wynikają np. ilości projektów w których jest rozliczany. W inny sposób liczone są wyciągi bankowe. Każda pozycja liczona jest jak osobny dokument. Biura rachunkowe stosują stawki minimalne do pewnej liczby dokumentów w skali miesiąca oraz dodatkową stawkę za przekroczenie progu. Koszty te to  zasadnicza część kosztów obsługi finansowej organizacji.

Koszty obsługi płacowej i kadrowej również opisane na https://frux.org.pl/uslugi/dla-ngo obliczane są od osoby osobno dla płac i kadr. Każda osoba zatrudniana na umowę o pracę generuje jednostkę kosztu zarówno obsługi płacowej, jak i kadrowej. Umowy o dzieło i zlecenie generują jedynie jednostkę kosztu płac. W przypadku umów zleceń z nowymi pracownikami dodatkowym kosztem jest zgłoszenie do ZUS zazwyczaj liczone jak jednostka kosztu kadr.  Np. w danym miesiącu  zatrudniając 3 pracowników na etacie, zawiązując 3 umowy o dzieło, zawiązując 2 umowy zlecenie z nowymi  osobami i 1 po raz kolejny, koszt płac będzie wyglądał następująco 3+3+2+1=9 a koszt kadr następująco 3+0+2+0=5. Koszty te nie stanowią zazwyczaj więcej niż 10%-40% ogółu kosztów.

Koszty obsługi projektowej, szczegóły na https://frux.org.pl/uslugi/dla-ngo uzależnione są od kilku czynników: poziomu wsparcia (pełna obsługa finansów projektu od budżetowania projektu do rozliczenia, dekretowanie kosztów i przygotowanie rozliczenia, przygotowanie rozliczenia na postawie dostarczanych zadekretowanych dokumentów) źródła finansowania i zasad rozliczania, a także częstotliwości sprawozdań i ilości dokumentów. Większość organizacji sama rozlicza projekty, jednocześnie płacąc dodatkowe środki niewynikające z dwóch poprzednich grup kosztów.

Jeżeli chcecie sprawdzić ile rzeczywiście powinna kosztować obsługa księgowa waszej organizacji -prosimy o kontakt. Warto obniżać koszty zyskując profesjonalne dedykowane usługi i elastyczną formę pokrycia tych kosztów.

Zespół Frux sp. z o.o.