Obsługa księgowa, kadrowo płacowa
i projektowa dla fundacji
Fundacja to druga po stowarzyszeniach najczęściej występująca forma prawna organizacji pozarządowych w Polsce. NGO wymagają od biura rachunkowego wiedzy, kompetencji i doświadczenia by odpowiednio dostosować usługi księgowe i finansowe do specyficznych wymogów prawa, sposobów finansowania i zarządzania oraz procesów w organizacji.
Frux to biuro rachunkowe, które doskonale zna specyfikę organizacji pozarządowych. Codzienne stykamy się z jej problemami i wyzwaniami przez świadczenie usług obsługi księgowej.
Wszystkie organizacje pozarządowe, wykonując zadania pożytku publicznego, które są finansowane ze źródeł nie tylko publicznych, ale także prywatnych i dotacji europejskich, muszą zwracać uwagę na wymogi ustalone przez podmioty finansujące. Dotyczą one także między innymi obsługi księgowej i finansów. Każde biuro rachunkowe zdaje sobie sprawę z tego, że wymogi te są nowością w trzecim sektorze NGO, przez co stale ulegają ulepszeniom. Na przykład zasady prowadzenia ksiąg handlowych wymagają gruntownej wiedzy na temat wielu dziedzin. Przed osobami świadczącymi usługi księgowe powinno się stawiać wysokie wymagania.
Na sektor pozarządowy narzucane są odrębne przepisy dotyczące obsługi księgowej, w tym w szczególności przepisów podatkowych i zasad sprawozdawczości finansowej. NGO nierzadko prowadzą także odznaczające się własną specyfiką projekty współfinansowane ze środków europejskich. Ich wydatkowanie wymaga odpowiedniej obsługi księgowej, która nie tylko uwzględni regulacje dotyczące rachunkowości, ale także realizację trudnych procedur budżetowania i rozliczania środków.
Biuro rachunkowe Frux doskonale zna wszystkie te zagadnienia. Stale rozwijamy naszą ofertę usług księgowych w zakresie NGO.
Członkowie naszego zespołu mają wieloletnie doświadczenie w księgowości, finansach i zarządzaniu organizacjami pozarządowymi. Poradzimy sobie ze zleconymi zadaniami bez względu na to, czy zlecicie nam prowadzenie ksiąg handlowych, czy usługi księgowe o innym charakterze.
Współpracujemy z ekspertami branży NGO: prawnikami, specjalistami od podatków, finansowania działalności ze środków publicznych i europejskich specjalizujących się w trzecim sektorze, by móc jak najlepiej świadczyć nasze usługi.
Nasze usługi obejmują
- Prowadzenie ksiąg handlowych
- Obsługę płac
- Obsługę kadrową
- Usługi projektowe, wsparcie w przygotowaniu i realizacji projektów finansowanych ze środków europejskich i innych źródeł
- Zarządzanie finansami
- Doradztwo i obsługa prawna
- Różne prace administracyjne
Szczegółowy zakres usług
w poszczególnych grupach
Obsługa księgowa
- Prowadzenie Księgi Handlowej zgodnie z obowiązującymi przepisami
- Prowadzenie rejestrów podatku od towarów i usług
- Sporządzanie odpowiednich deklaracji podatkowych
- Dostarczanie ww. deklaracji do właściwych Urzędów Skarbowych
- Sporządzanie sprawozdań do celów statystycznych i podatkowych
- Reprezentowanie przed Urzędami Skarbowymi i innymi urzędami
Obsługa księgowa
- Ustalanie indywidualnego Planu Kont jednostki
- Prowadzenie ewidencji środków trwałych
- Prowadzenie rozrachunków z kontrahentami
- Przygotowanie dokumentów płatności podatkowych
- Nadzorowanie terminów płatności podatkowych
- Udzielanie Zlecającemu i na Jego życzenie wyjaśnień związanych z wykonywaniem umowy
Obsługa płac
- Sporządzanie dla Klienta listy płac jego pracowników (także wydzielonych na projekty)
- Sporządzanie wymaganych prawem formularzy i deklaracji związanych z ubezpieczeniem pracowników Klienta i dostarczanie ich do właściwych urzędów
- Prowadzenie imiennych kart wynagrodzeń pracowników
- Sporządzanie i dostarczanie do odpowiednich urzędów dokumentów związanych z rolą Klienta jako płatnika
- Przygotowywanie dokumentów płatności wynikających z wykonania umowy
Obsługa kadrowa
- Prowadzenie teczek osobowych
- Przygotowywanie dokumentów związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem umów o pracę
- Sporządzanie odpowiednich aneksów
- Dbanie o terminowość badań lekarskich i szkoleń bhp
- Wyliczanie i kontrolowanie przysługujących dni urlopowych
- Przechowywanie ww. dokumentów
Obsługa Projektowa
- Poszukiwanie źródeł finansowania
- Wsparcie procesu aplikowania w zakresie finansowym
- Budżetowanie projektów
- Opracowywanie dokumentacji finansowo księgowej projektów
- Bieżący nadzór nad finansami projektów
- Przygotowywanie sprawozdań finansowych projektów
- Przygotowanie wniosków o płatność w zakresie finansowym
Zarządzanie finansami
- Przygotowanie i analiza sprawozdań i raportów
- Zarządzanie płynnością
- Analiza ryzyka w przedsiębiorstwie
- Przygotowanie i wdrażanie procedur i usprawnień w przedsiębiorstwie
- Udział przy wdrożeniach IT
- Zarządzanie ryzykiem kursowym
- Udział w negocjacjach, ocena umów handlowych
- Kierowanie zespołem, budowanie struktury i polityka ocen pracowników
- Zarządzanie administracją – kontrola umów, dokumentów, poziomy akceptacji, obiegu dokumentów
- Inne
Obsługa prawna
Współpracujemy z renomowanymi doradcami i kancelariami prawnymi.
- Rejestracja podmiotów w KRS, zmiana statutu, rejestracja działalności gospodarczej
- Prawo podatkowe
- Prawo pracy
- Prawo gospodarcze
- Inne
Wirtualne biuro i inne prace administracyjne
- Załatwianie spraw administracyjnych za klienta
- Udostępnienie adresu
- Obsługa telefonu, faksu, poczty e-mail klienta
- Prowadzenie kancelarii
- Inne
Na fundacji jako osobie prawnej ciąży obowiązek prowadzenia pełnej bądź uproszczonej księgowości oraz systematycznego przygotowywania sprawozdań finansowych. Trzeba mieć świadomość, że tego typu organizacja funkcjonuje na wielu różnych płaszczyznach, podejmując się na przykład realizacji działań publicznych, zawierania umów darowizn czy sponsorowania projektów. Obsługa księgowa takiego podmiotu jest zatem dość skomplikowana i wymaga dogłębnej znajomości rozmaitych przepisów prawnych i praktycznych zasad ich stosowania.
Nie zaleca się podejmowania samodzielnego wypełniania ksiąg rachunkowych. Znacznie lepiej jest powierzyć to zadanie profesjonalnej firmie jak Frux, która zatrudnia wykwalifikowanych pracowników specjalizujących się w prowadzeniu księgowości organizacji non profit. Działamy na terenie całej Polski i za granicą. Dysponujemy wieloletnim doświadczeniem w aspekcie kompleksowej obsługi księgowej fundacji. Przejmujemy na siebie wszystkie obowiązki związane z wypełnianiem ksiąg rachunkowych tych podmiotów oraz rozliczaniem ciążących na nich zobowiązań podatkowych.
Księgowość dla fundacji – kompleksowe usługi na najwyższym poziomie
W zakresie naszych kompetencji mieści się realizacja szeregu czynności. Prowadzimy pełną księgowość organizacji pozarządowych oraz świadczymy dla nich usługi kadrowo-płacowe. W razie potrzeby doradzamy konsumentom w różnych sprawach dotyczących rozliczania działalności charytatywnej. Współpracująca z Frux fundacja może liczyć nie tylko na pełną obsługę księgową, ale także na przejęcie przez nas wszelkich obowiązków związanych z opracowywaniem raportów zarządczych. Bierzemy też czynny udział w ustalaniu polityki rachunkowości obowiązującej w danej instytucji. Ponadto zajmujemy się wprowadzaniem płatności do systemu, obliczaniem wynagrodzeń pracowniczych oraz wykonywaniem przelewów zarówno na konta podwładnych, jak i osób korzystających ze wsparcia finansowego podmiotu.
Frux – profesjonalna obsługa księgowa fundacji
W naszym biurze rachunkowym Frux podchodzimy indywidualnie do każdego klienta, dostosowując swoją ofertę do jego potrzeb. Dokładamy wszelkich starań, aby fundacja, dla której prowadzimy księgowość, dzięki korzystaniu z naszej pomocy miała nieograniczony dostęp do profesjonalistów z różnych dziedzin (np. prawników, doradców podatkowych). Dlatego współpracujemy z wykwalifikowanymi przedstawicielami zawodów prawniczych, którzy w razie konieczności udzielają organizacjom fachowego wsparcia w określonych okolicznościach.
Świadczona obsługa księgowa swym zasięgiem obejmuje także rozliczanie prowadzonej przez dany podmiot dodatkowej działalności gospodarczej ukierunkowanej na pozyskanie środków potrzebnych do realizacji zadań statutowych. Fundacja w takim przypadku może skorzystać z możliwości prowadzenia pełnej bądź uproszczonej księgowości.
Kadry, płace — fundacja prywatna, publiczna czy komercyjna
Księgowość to nie tylko przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz zeznań podatkowych, ale też sporządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej czy związanej ze współpracą z wolontariuszami. Dopełnienie wszelkich formalności może być skomplikowane, ale również czasochłonne, dlatego warto skorzystać z usług profesjonalistów z biura Frux, którzy zadbają o dział kadr i płac w fundacji. Pozwoli to skupić się na realizacji misji statutowej, a także uniknąć żmudnego rozszyfrowywania zawiłościach administracyjnych. Dodatkowo zagwarantuje przejrzystość w prowadzeniu spraw organizacji, co pozytywnie wpłynie na jej wizerunek jako podmiotu rzetelnego, godnego zaufania oraz działającego w pełnej zgodności z przepisami. Zapraszamy do powierzania nam spraw kadr i płac, jakimi zajmujemy się dla różnego typu fundacji.
Czy każda fundacja musi prowadzić księgowość?
Tak. Wszystkie organizacje mające osobowość prawną i zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym w Polsce muszą prowadzić księgowość niezależnie od źródła ich przychodów.
Jakie są rodzaje księgowości, które może prowadzić fundacja?
Fundacja może prowadzić księgowość pełną lub uproszczoną ewidencję przychodów oraz kosztów. Dane dotyczące finansów organizacji można gromadzić zarówno w formie tradycyjnej, papierowej, jak i elektronicznej.
Jakie deklaracje podatkowe musi składać fundacja?
Co roku fundacje muszą przedstawiać zeznanie podatkowe CIT-8 w Urzędzie Skarbowym oraz sprawozdanie finansowe, w jakim zawarty zostanie bilans, rachunek wyników i informacje dodatkowe.
Jakie przepisy prawne regulują księgowość fundacji w Polsce?
Księgowość fundacji w Polsce reguluje przede wszystkim Ustawa o rachunkowości oraz Ustawa o fundacjach.
Czy fundacje muszą prowadzić oddzielną dokumentację kadrowo-płacową dla pracowników i wolontariuszy?
Fundacje zatrudniające pracowników muszą prowadzić dokumentację kadrowo-płacową w standardowym zakresie (z pisemnymi umowami, listami płac, ewidencją czasu pracy itd.). Dokumentacja dotycząca wolontariuszy ma odmienny charakter, bo nie dotyczą jej typowe wymogi, na przykład stawiane przez ZUS.
Jakie formy zatrudnienia są najczęściej stosowane w fundacjach?
Zwykle w fundacjach zawierane są umowy cywilnoprawne — zlecenie lub o dzieło — dotyczące wykonania określonych czynności. Organizacja NGO może też zatrudniać na podstawie umowy o pracę.
Jakie są specyficzne aspekty rozliczania umów cywilnoprawnych w fundacjach?
Po zakończeniu umowy cywilnoprawnej fundacja musi pamiętać, między innymi o przygotowaniu rachunku, wypłaceniu wynagrodzenia, wyrejestrowaniu współpracownika z ZUS w ciągu 7 dni od realizacji zlecenia, opłaceniu stosownych składek w urzędzie i zaliczki na podatek dochodowy, a także przygotowaniu rocznej deklaracji PIT oraz przekazaniu jej pracownikowi. Wszelkie dokumenty dotyczące zatrudnienia należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia współpracy.
Czy istnieją jakieś specjalne zwolnienia z podatków lub składek ZUS dla organizacji pozarządowych zatrudniających pracowników?
Istnieje opcja skorzystania ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych. Można dokonać tego na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT, na przykład jeśli celem statutowym podatnika jest działalność naukowa.
Jakie dokumenty pracownicze musi prowadzić fundacja?
Zatrudniająca pracownika fundacja musi dysponować, między innymi świadectwem pracy, aktami osobowymi pracownika, kartą ewidencji czasu pracy, imienną listą wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń, kartą przydziału odzieży roboczej oraz obuwia, a także (przy zatrudnianiu ponad 20 osób) regulaminem pracy i wynagradzania.
Czy fundacja musi wystawiać pracownikom PIT-11?
Fundacja jako płatnik opłaca zaliczki na podatek dochodowy swoim pracownikom lub współpracownikom, dlatego musi sporządzać dla nich PIT-11.