NGO a koszty paliwa

W swojej działalności podmioty NGO realizując różnego rodzaju projekty pokrywają koszty paliwa.

W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną w NGO na podstawie umowy o pracę (kodeks pracy), umowy zlecenie, umowy o dzieło (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), członka stowarzyszenia, wolontariusza (ustawa o działalności pożytku publicznego).

Ale co zrobić, gdy fundacja bądź stowarzyszenie zwraca koszty podróży osobom zewnętrznym w ramach współpracy pro bono?

Taka współpraca ze wszelkiego rodzaju osobami publicznymi zawierana jest czasami słownie, ktoś decyduje się wspierać fundację, a fundacja, stowarzyszenie prosząc o udział w wydarzeniu (np. konferencji) zwraca koszty podróży.

Ustalenia z donorem projektu przewidują możliwość zwrotu takich kosztów. A same koszty są najczęściej są klasyfikowane jako koszty organizacji wydarzeń.

Czy potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu?

Kwestię zwrotu kosztów podróży (nie chodzi tu o podróż służbową) dla osób niebędących pracownikami reguluje art. 21, pkt 16 litera b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1. b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im pod-ległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Powyższe powoduje, że do zwrotu kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami należy stosować limity i zasady dokumentowania identyczne jak dla pracowników. W przeciwnym przypadku należy te świadczenia opodatkować.

Zgodnie z par 3, ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167). Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W przypadkach, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Z powyższych przepisów jasno wynika obowiązek wyliczenia „kilometrówki” dla osób niebędących pracownikami. Faktura za paliwo może mieć charakter pomocniczy, np. ograniczający koszty ale nie może stanowić samodzielnej podstawy do rozliczenia kosztów podróży. W przypadku rozliczenia samej faktury za paliwo z prywatnego samochodu wystąpi podatek PIT, należy również się liczyć z ryzykiem opodatkowania CIT dochodu organizacji pozarządowej, udokumentowanego w niewłaściwy sposób.