Z początkiem nowego roku w życie powinien wejść aktualny budżet roczny. Pozwala on realnie ocenić dostępne przychody z dotacji, grantów, darowizn czy składek, oszacować koszty realizacji projektów i zadań statutowych, uwzględnić wydatki administracyjne oraz obowiązki podatkowe i sprawozdawcze. Dobrze przygotowany budżet zapewnia spójność wydatków z celami statutowymi, umożliwia monitorowanie realizacji planów, zwiększa stabilność finansową, jak również wiarygodność organizacji wobec grantodawców, darczyńców i instytucji publicznych.
Podstawy budżetu NGO
Budżet roczny w organizacji pozarządowej nie jest wyłącznie zestawieniem przychodów i prognozowanych kosztów. To narzędzie zarządcze, które porządkuje działania, wyznacza priorytety i pozwala kontrolować realizację celów statutowych. W odróżnieniu od przedsiębiorstw, NGO funkcjonują w oparciu o zróżnicowane źródła finansowania, często projektowe i czasowe – planowanie finansowe wymaga szczególnej ostrożności oraz dobrej znajomości przepisów.
Czytaj także: Czym się różnią poszczególne rodzaje finansowania NGO?
Podstawą budżetu rocznego jest realistyczna analiza planowanych działań oraz dostępnych i potencjalnych źródeł finansowania. Budżet powinien obejmować koszty realizacji projektów, jak również koszty administracyjne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania organizacji. Kluczowe znaczenie ma spójność budżetu z planem działań oraz zapisami statutu.
Co musi się znaleźć w budżecie rocznym fundacji lub stowarzyszenia?
Przygotowując budżet roczny, organizacja powinna w pierwszej kolejności uwzględnić:
- planowane przychody z dotacji, grantów, darowizn, składek i działalności odpłatnej,
- koszty realizacji zadań statutowych, w tym koszty osobowe i rzeczowe,
- koszty administracyjne, takie jak obsługa księgowa, czynsze czy usługi zewnętrzne,
- rezerwy finansowe na wydatki nieprzewidziane,
- obowiązki podatkowe i sprawozdawcze.
Czytaj także: Jakie koszty wchodzą w skład celów statutowych organizacji?
Najczęściej popełniane błędy w planowaniu budżetu organizacji pozarządowej
W praktyce najczęstsze błędy przy planowaniu budżetu wynikają z niedoszacowania kosztów lub zbyt optymistycznych założeń przychodowych. Aby ich uniknąć, warto pamiętać o:
- oddzielaniu budżetu całej organizacji od budżetów projektowych,
- przypisywaniu kosztów do konkretnych działań i celów statutowych,
- uwzględnianiu zasad kwalifikowalności kosztów wynikających z regulaminów dotacji,
- regularnym monitorowaniu wykonania budżetu w ciągu roku,
- dokumentowaniu wszelkich zmian i aktualizacji planu finansowego.
Co daje dobrze zaplanowany budżet roczny fundacji lub stowarzyszenia?
Dobrze zaplanowany budżet roczny pozwala zachować przejrzystość finansową, ułatwia sporządzanie sprawozdań finansowych oraz zwiększa bezpieczeństwo zarządu organizacji. Jest również istotnym argumentem w rozmowach z grantodawcami i partnerami, pokazującym profesjonalne podejście do zarządzania środkami publicznymi bądź prywatnymi. W tym obszarze coraz więcej organizacji korzysta ze wsparcia wyspecjalizowanych biur rachunkowych, które pomagają połączyć planowanie finansowe z bieżącą obsługą księgową i sprawozdawczą.
FAQ – najczęstsze pytania
- Czy budżet roczny w NGO musi być zatwierdzony formalnie?
Tak, najczęściej zatwierdza go zarząd lub inny organ wskazany w statucie.
- Czy budżet można zmieniać w trakcie roku?
Tak, jednak każda zmiana powinna być udokumentowana i zgodna z obowiązującymi umowami dotacyjnymi.
- Czy budżet roczny musi być zgodny ze sprawozdaniem finansowym?
Budżet jest planem, a sprawozdanie finansowe jego wykonaniem – oba dokumenty powinny być ze sobą logicznie spójne.
Jeżeli planowanie budżetu rocznego stanowi dla organizacji wyzwanie, wsparcie specjalistów z biura rachunkowego pozwoli uporządkować finanse i skupić się na realizacji misji statutowej. Zapraszamy fundacje, stowarzyszenia oraz inne podmioty NGO do współpracy z biurem rachunkowym Frux. Oferujemy doradztwo związane z grantami, obsługę kadr i płac, a także kompleksową obsługę księgowości. Współpracujemy z organizacjami z całej Polski, np. z Warszawy, Krakowa, Poznania, Gdańska, Lublina, Szczecina, Torunia, Wrocławia, Łodzi czy Zakopanego.