W wydatkowaniu środków w organizacji pozarządowej nie chodzi o to, by każdy poniesiony koszt uznać za statutowy. Taki koszt musi mieć rzeczywisty związek z celami określonymi w statucie, musi być racjonalny i odpowiednio udokumentowany. Przy dotacjach dochodzą jeszcze warunki określone w umowie oraz wytycznych projektu. Dowiedz się, jakie obowiązują zasady klasyfikacji wydatków.
Od czego zacząć klasyfikację wydatku?
Najważniejszym punktem odniesienia jest statut. To w nim określono, jakie cele realizujesz i w jaki sposób organizacja może je osiągać. Nie ma jednej zamkniętej listy kosztów statutowych, a ich kwalifikacja zawsze zależy od charakteru działalności konkretnej fundacji lub stowarzyszenia.
Czytaj także: Jakie koszty wchodzą w skład celów statutowych organizacji?
Koszt nie musi przy tym oznaczać bezpośredniej pomocy beneficjentom. Do realizacji celów statutowych mogą być potrzebne również wynagrodzenia, wynajem sali, materiały, transport, sprzęt, obsługa księgowa czy prawna. Jeżeli wydatek jest uzasadniony działalnością organizacji, jego charakter administracyjny sam w sobie nie wyklucza uznania go za koszt związany z działalnością statutową.
Przed zaksięgowaniem warto sprawdzić:
- czy wydatek wynika z celów lub sposobów działania zapisanych w statucie,
- czy jest celowy, racjonalny i adekwatny do potrzeb organizacji,
- czy został prawidłowo udokumentowany,
- czy można przypisać go do konkretnego projektu, działania lub źródła finansowania.
Co zmienia sposób finansowania?
Samo stwierdzenie, że wydatek jest statutowy, nie wystarcza, jeżeli finansujesz go ze środków celowych. Dotacja, darowizna przeznaczona na konkretny cel czy środki ze zbiórki mogą podlegać dodatkowym ograniczeniom. W takim przypadku musisz sprawdzić nie tylko statut, ale też umowę, budżet i zasady kwalifikowalności.
Czytaj także: Jak poprawnie rozliczać darowizny i wpłaty od sponsorów?
Istotne jest również rozróżnienie działalności statutowej i gospodarczej. Jeżeli organizacja prowadzi oba rodzaje aktywności, koszty powinny być odpowiednio przypisane. Wydatki wspólne wymagają natomiast racjonalnego klucza podziału, odpowiadającego faktycznemu wykorzystaniu danego zasobu. Prawidłowa klasyfikacja zaczyna się więc nie przy zamykaniu ksiąg, ale jeszcze przed poniesieniem wydatku. Dzięki temu łatwiej unikniesz problemów podczas rozliczania projektu, kontroli czy sporządzania dokumentacji finansowej.
Biuro rachunkowe FRUX — stowarzyszenie i fundacja z idealnym porządkiem w dokumentach
Dobrze rozumiemy, jak trudne niekiedy może być zakwalifikowanie wydatku w fundacji, stowarzyszeniu czy innym podmiocie NGO. Dlatego też w biurze rachunkowym FRUX oferujemy wsparcie ekspertów od księgowości w tym zakresie. Pomożemy ocenić, czy dany wydatek faktycznie jest zgodny z celami statutowymi i czy wypełnia pozostałe kryteria, a także zadbamy o formalne udokumentowanie kosztu. Zapraszamy do współpracy organizacje działające między innymi w Warszawie, Krakowie, Gdańsku, Poznaniu, Lublinie, Szczecinie, Toruniu, Wrocławiu, Łodzi i innych miastach w całej Polsce.
FAQ
1. Czy koszt administracyjny może być statutowy?
Tak, jeśli jest rzeczywiście potrzebny do realizacji celów organizacji.
2. Czy każdy koszt zgodny ze statutem można pokryć z dotacji?
Nie. Musi dodatkowo spełniać warunki konkretnego finansowania.
3. Czy darowiznę można przeznaczyć na dowolny cel?
Tylko jeśli jej przeznaczenie nie zostało przez darczyńcę szczegółowo określone.
4. Jak udokumentować wydatek?
Dokument powinien potwierdzać koszt i pozwalać ustalić jego związek z działalnością organizacji.
5. Czy koszty działalności gospodarczej trzeba oddzielać?
Tak. Ich właściwe wyodrębnienie ma znaczenie księgowe i podatkowe.