Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest narzędziem służącym realizacji działalności socjalnej.
Zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS, zasady gospodarowania środkami, osoby uprawnione do korzystania oraz obowiązki pracodawców określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4.03.1994 r.
Kto?
ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust 1).
Pracodawcy ci mogą również odstąpić od tworzenia Funduszu (z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych- w tym przypadku nie ma limitu etatów). Postanowienie o nietworzeniu ZFŚS w tym przypadku powinno być zawarte (art.4):
- w układzie zbiorowym pracy w przypadku pracowników objętych zbiorowym układem pracy,
- w regulaminie wynagradzania w przypadku pracowników nie objętych zakładowym układem pracy (postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem) (obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania dla pracodawców zatrudniających ponad 20 pracowników wynika z art. 772 § 1. KP).
Pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie muszą (ale mogą) tworzyć fundusz. Mogą nie wypłacać świadczeń urlopowych, ale powinni przekazać stosowną informację pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy(art.3 ust. 3).
Jak?
Pracodawca powinien uzależnić przyznawanie świadczeń ze środków funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danego pracownika, przy czym warunki korzystania z tych świadczeń powinny zostać określone w stosownym regulaminie (art. 8 ustawy).
Regulamin ten powinien określać, którzy pracownicy są uprawnieni do otrzymania poszczególnych świadczeń, a także jakie są kryteria ich przyznawania.
Pracodawcy, którzy utworzyli ZFŚS powinni ustalić jego regulamin, w porozumieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów albo organizacjami związkowymi.
Należy otworzyć odrębny rachunek bankowy i na nim gromadzić środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) (art. 12 ust. 1).
Na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych ustala się wysokość corocznych środków przeznaczonych na realizację założeń regulaminu ZFŚS i dokonuje się odpis.
W 2012 roku nie zmieni się wysokość odpisów na ZFŚS w stosunku do roku poprzedniego (np. odpis podstawowy na 1 zatrudnionego w warunkach normalnych wynosi 1093,93 zł.).
W 2012 r. pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 31 maja 2012 r. kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych a resztę w terminie do 30 września 2012 r resztę.
Podstawę naliczania odpisu podstawowego stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (§ 1 Rozp. Min Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych… )
ZFŚS może być przeznaczony na pokrycie tylko wydatków na działalność socjalną, czyli według zmiany wprowadzonej z dniem 1 stycznia 2012 usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Ze środków ZFŚS mogą być finansowane tylko wyżej wymienione rodzaje działalności socjalnej. Inne wydatkibędą wydatkami sprzecznymi z ustawą (niezależnie od tego, czy zgodę na niego wyrazili pracownicy, organizacje związkowe). Szczegółowy katalog wydatków powinien zostać określony w regulaminie ZFŚS.